Functieomschrijving
Achtergrond:
In 2023 hebben de archiefinspecties van de gemeenten Aalsmeer en Amstelveen een uitgebreide inspectie gedaan op het archief- en informatiebeheer.
In het inspectierapport zijn een aantal concrete aanbevelingen gedaan. De gemeenten hebben zich tot doel gesteld die aanbevelingen in 2025 opgevolgd te hebben.
In 2024 is een projectorganisatie opgericht en zijn de voorbereidingen getroffen om de aanbevelingen projectmatig aan te pakken. Met enkele projecten is een start gemaakt, enkele verkeren nog in de beginfase.
In 2025 moeten alle projecten ten uitvoer gebracht worden en moet aan alle aanbevelingen voldaan zijn.
Door de afhankelijkheid van multidisciplinaire projecten zullen er meerdere deelprojecten gedurende projectlooptijd ontstaan. Met mogelijke uitloop in 2026.
Projectdoelstelling:
Archief- en informatiebeheer dat voldoet aan de eisen die de archiefinspecties stellen die voortvloeien uit vigerende wet- en regelgeving.
Taken en verantwoordelijkheden:
Door de niet aanwezige kennis en expertise in de organisatie brengt de ervaren adviseur adequate informatiehuishouding kennis mee en is materie expert voor de volgende onderdelen van het eindproduct / projectresultaat, die staat uit:
- Het opstellen kwaliteitsmanagementsysteem op;
- Het opstellen van beleid op basis van de aanbevelingen van de archiefinspectie;
- Het opstellen van een informatiebeheerplan;
- Implementatie M365 in het bijzonder in relatie tot archiefbeheer en e-mailarchivering (Capstone methodiek).
Je neemt de junior adviseurs mee in de uitvoering van het project, en draagt kennis aan hen over, zodat die in staat zullen zijn om de kwaliteit van de informatiehuishouding op peil te houden.
Wat wordt er van jou gevraagd?
Eisen bij de opdracht:
- Je hebt een afgeronde HBO of WO opleiding op het vlak van (documentair) informatiemanagement, recordmanagement (LRM) en/of archivistiek.
- Je hebt minimaal 10 jaar ervaring op het gebeid van informatiebeheer bij lokale overheden, opgedaan in de laatste 15 jaar.
- Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als Adviseur IV binnen een overheidsorganisatie bij een 100.000+ gemeente in de afgelopen 5 jaar.
- Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met NEN/ISO 2082, 16175, 23081 (MDTO) en weet de vertaalslag te maken om dit in de praktijk te brengen, zoals koppelen en toetsen van informatie-/archiefsystemen conform de eisen.
- Je hebt ervaring met digitaliseringsprojecten.
- Je hebt theoretische en praktische kennis van het werken met en het inrichten van Document-/ Records Management Systemen en Zaaksystemen.
- Je hebt kennis van archiefwet- en regelgeving.
- Je volgt de ontwikkelingen op je vakgebied.
- Je hebt ervaring met de implementatie van M365, in het bijzonder in relatie tot archiefbeheer en e-mailarchivering (Capstone methodiek)
- Je bent een stevige adviseur, met een goed oog voor verhoudingen en verantwoordelijkheden.
- Je kunt bij vraagstukken goed boven de materie uitstijgen en pragmatisch bijdragen aan structurele verbeteringen.
- Je bent in staat goed doordachte, bondige adviezen te schrijven die kunnen rekenen op een breed draagvlak onder vakgenoten, IV-collega’s en de business.
- Je bewijst je meerwaarde door zorg te dragen dat jouw adviezen ook werkelijk tot resultaten leiden.
- Flexibel
- Oplossingsgericht
- Klantvriendelijk
- Doelgericht
- Organisatiesensitief
