Functioneel Ontwerper E-mail archivering

Functieomschrijving

Het opstellen van het functioneel ontwerp en een fileplan voor een generiek e-mailarchiveringssysteem gebaseerd op IBM Filenet/ Content Collector en Enterprise Records.

Achtergrond opdracht

De afgelopen decennia heeft e-mailverkeer binnen de Rijksoverheid zich ontwikkeld tot het voornaamste communicatiemiddel. De hoeveelheid jaarlijks verzonden en ontvangen e-mails is inmiddels zeer omvangrijk maar relatief weinig wordt bewaard. Tegelijkertijd is de behoefte aan vindbaarheid en toegankelijkheid van e-mail toegenomen. Hiervoor is vanuit het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) de Handreiking bewaarbeleid e-mails Rijksoverheid (2018) opgesteld. Het programma RDDI wordt uitgevoerd onder opdrachtgeverschap van CIO Rijk en SG OCW. Het programma bestaat uit 7 actielijnen, waarvan de actielijn “e-mail archivering” de aanleiding is voor deze aanvraag.
Met de Handreiking wordt invulling gegeven aan richtlijnen voor het bewaren en archiveren van e-mails binnen het Rijk. Tot aan de introductie van deze nieuwe werkwijze bestond er geen rijksbrede aanpak voor dit type gegevensdrager. Het bewaren van e-mails vond fragmentarisch plaats, waarbij er bovendien een afhankelijkheid bestaat van de discipline en het inzicht van individuele medewerkers.
SSC-ICT is bezig met het realiseren van een systeem voor e-mailarchivering dat moet voldoen aan de Handreiking. Het e-mailarchiveringssysteem wordt gebaseerd op het product IBM Content Collector.