Functieomschrijving
Over de opdrachtgever
Je gaat aan de slag bij Provincie Zuid-Holland, waar sinds 2023 wordt gewerkt aan het programma Informatietransitie. Dit programma richt zich op het verbeteren van informatiebeheer, informatievoorziening en datagedreven werken en raakt circa 2.200 medewerkers.
De opdracht
Binnen het project Schoning & Migratie werkt de provincie aan het opschonen, herstructureren en migreren van circa 100 miljoen documenten vanuit bestaande systemen naar M365 Teams en het centraal archief- en legacyplatform (CALS).
Als Informatiebeheer Specialist bewaak je de archiefinhoudelijke kwaliteit van deze migraties. Je toetst de informatie aan de Archiefwet, MDTO, AVG, ISO 27001 en de geldende selectielijst. Daarbij zorg je dat informatie correct wordt geordend, gearchiveerd of verantwoord wordt vernietigd.
Je bent inhoudelijk verantwoordelijk voor de business rules, schoningsregels en migratiescenario's en vormt de schakel tussen het migratieteam, de O-teams, informatiebeheer en de provinciearchivaris.
Wat ga je doen?
- Toetsen van migraties aan archiefwetgeving, MDTO en informatiebeveiliging.
- Bewaken van de juiste verdeling van documenten tussen M365 Teams en CALS.
- Beoordelen en optimaliseren van business rules, schoningsregels en migratiescenario's.
- Adviseren van O-teams en het migratieteam over archiefinhoudelijke vraagstukken.
- Controleren van metadatering, bewaartermijnen en vernietigingsvoorstellen.
- Opstellen en toetsen van migratierapportages en audittrails.
- Voorbereiden van verantwoording richting de provinciearchivaris.
- Samenwerken met technische specialisten en deelnemen aan sprintrituelen.
Verantwoordelijkheden
Je bent verantwoordelijk voor de archiefinhoudelijke toetsing en goedkeuring per migratie, de kwaliteit van schoning en metadatering en de aantoonbare verantwoording van archivering en vernietiging. Je levert richtlijnen, getoetste migratierapportages, consistente lijstproducten en verbeterpunten voor volgende migraties op.
Wat wordt er van jou gevraagd?
Eisen bij de opdracht
- Je beschikt over een afgeronde WO-opleiding in bedrijfseconomie, bedrijfseconometrie, informatiekunde of vergelijkbaar.
- Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring in informatiebeheer bij een (semi-)overheidsorganisatie.
- Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring met het digitaliseren van bedrijfsprocessen en informatiestromen bij een (semi-)overheidsorganisatie.
- Je hebt als informatiebeheerspecialist ervaring met actuele wet- en regelgeving rondom archivering, metadatering en het inrichten van zaaksystemen, zoals AVG/GDPR, Archiefwet en MDTO.
- Je hebt in de afgelopen 10 jaar minimaal 2 opdrachten uitgevoerd bij een (semi-)overheidsorganisatie waarbij je ongestructureerde informatie, zoals e-mails, berichten en documenten op netwerkschijven, hebt opgespoord, verzameld en geordend in dossiers.
- Je hebt 5 tot 10 jaar werkervaring als informatiebeheerder of informatieadviseur bij een (semi-)overheidsorganisatie in de afgelopen 10 jaar.
- Je hebt ervaring met migratie- en schoningstrajecten bij een (semi-)overheidsorganisatie.
- Je hebt ervaring als inhoudelijk verantwoordelijke voor migratie- en schoningstrajecten met meerdere bron- en/of doellocaties, zoals archiefsystemen, e-depot of M365, inclusief het opstellen van migratie- of schoningsregels.
- Je hebt ervaring met MDTO- of TMLO-implementaties binnen een DMS, zaaksysteem of M365/SharePoint, bij voorkeur als inhoudelijk verantwoordelijke.
- Je hebt bij voorkeur minimaal 2 MDTO-implementaties gerealiseerd als inhoudelijk verantwoordelijke.
- Je kunt een duidelijke visie en aanpak beschrijven voor het combineren van archiefrechtelijke zorgvuldigheid met grootschalige migraties, inclusief kwaliteitsbewaking en verantwoording richting stakeholders.
