Functieomschrijving
Voor de directie ICT van TU Delft zoeken we een inkoop- en contractmanager. Je werkt binnen de afdeling Service Management Office, in het team Sourcing & Contractmanagement ICT. Je ondersteunt het team bij de dagelijkse werkzaamheden en helpt contractmanagement verder te professionaliseren volgens de CATS-CM-methodiek. Het zwaartepunt ligt op contractmanagement. Daarnaast spring je bij met inkoop- en inhuurwerkzaamheden.
Het team bevindt zich in een ontwikkelfase waarin contractmanagement structureel wordt opgezet en ingericht. De eerste stap is het op orde brengen van de basis: een gestructureerde en complete contractadministratie. Daarmee leg je een fundament voor verdere professionalisering en de implementatie van een contractmanagementsysteem en een nieuw financieel systeem.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Structureren, opschonen en aanvullen van bestaande contractinformatie en verrijken van contractdossiers.
- Archiveren en ordenen van mailboxen en digitale mappenstructuren.
- Zorgen voor eenduidige en toegankelijke vastlegging van contractdocumentatie in TopDesk en op de afdelingsschijf.
- Voorbereiden van contractgegevens voor migratie naar een contractmanagementsysteem.
- Meedenken over de inrichting van contractmanagement volgens de CATS-CM-methodiek en ondersteunen bij de implementatie van werkwijzen.
- Signaleren van verbeterkansen en vertalen daarvan naar praktische voorstellen.
- Bijdragen aan het verhogen van de volwassenheid van contractmanagement binnen het team.
- Uitvoeren van operationele inkoopwerkzaamheden, zoals het aanmaken van inkooporders.
- Begeleiden van contractverlengingen.
- Ondersteunen bij meervoudig onderhandse aanbestedingen, waaronder het samen met de projectgroep formuleren van de scope.
- Doorlopen van minicompetities en adviseren bij inkoopvraagstukken.
- Opstellen en opleveren van contractdocumenten.
Wat wordt er van jou gevraagd?
Eisen bij de opdracht
- Je hebt ervaring met contractmanagement, bij voorkeur volgens de CATS-CM-methodiek.
- Je hebt ervaring met het structureren en opschonen van contractadministratie.
- Je hebt een proactieve, zelfstandige en praktische werkhouding en mentaliteit.
- Je hebt sterke organisatorische vaardigheden en oog voor detail.
- Je hebt goede communicatieve vaardigheden en kunt stakeholders meenemen.
- Je communiceert sterk in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je hebt 3 tot 5 jaar ervaring met het begeleiden van enkelvoudig en meervoudig onderhandse aanbestedingstrajecten, bij voorkeur bij de overheid of een universiteit.
- Je hebt bij voorkeur NEVI 1 en NEVI 2. Werkervaring weegt zwaarder dan een opleiding.
Competenties
- Proactief en zelfstandig.
- Praktisch ingesteld.
- Organisatorisch sterk.
- Nauwkeurig en detailgericht.
- Communicatief vaardig.
- In staat stakeholders mee te nemen.
