Kwartiermaker contractmanagement

Functieomschrijving

Korte beschrijving speelveld en opdracht

Gemeente Utrecht is één van de grootste gemeentes in Nederland (G4 gemeente). Het organisatieonderdeel Ruimte is de ontwikkelorganisatie van het fysieke domein. Het werkveld van Ruimte is zeer divers en is onder andere verantwoordelijk voor het herstel van de Catharijnesingel en de ontwikkeling van een nieuwe wijk zoals Leidsche Rijn of de Merwedekanaalzone, maar ook voor de ontwikkeling van energiebesparende maatregelen of bodem- en archeologische onderzoeken. Kortom, er gebeurt veel binnen Ruimte en we hebben veel ambities voor de ontwikkeling van Utrecht. Ruimte is georganiseerd in verschillende afdelingen verantwoordelijk voor gebiedsontwikkeling, beleid en bedrijfsvoering. Er werken ruim 1000 medewerkers binnen Ruimte.

Contractmanagement

Contractmanagement is onderdeel van bedrijfsvoering. De spend van Ruimte bedraagt per jaar circa 100 miljoen euro bij bijna 1.600 verschillende leveranciers. Jaarlijks zijn er tientallen aanbestedingen en worden zo’n 8.500 bestellingen geplaatst. Ruimte heeft verschillende grote contracten en concessies lopen waar actief contractmanagement voor nodig is. Op dit moment zijn er verschillende ontwikkelingen binnen Ruimte en binnen de gemeente Utrecht die van invloed zijn op de toekomst van contractmanagement. Daarom zoeken wij een kwartiermaker die het team contractmanagement in 2025 verder ontwikkelt en zorgt voor een toekomstbestendige plek in de organisatie.

Team Contractmanagement

Het team contractmanagement Ruimte is op dit moment nog beperkt tot twee medewerkers die zich volledig richten op specifieke programma’s binnen een afdeling. De verwachting is echter dat contractmanagement breder ingezet moet worden. Ook vanuit concern wordt meer focus gelegd op contractmanagement hetgeen impact zal hebben. Verder is er ook behoefte aan overstijgende afspraken en samenwerking met andere organisatieonderdelen. Hier valt winst te behalen. Daarnaast wordt er momenteel gewerkt aan de besluitvorming voor een contractmanagementsysteem. Mocht er gekozen worden voor een nieuw systeem dan staat de implementatie hiervan gepland in 2025. Tot slot moet er ook worden onderzocht wat de meest passende doelgerichte positionering van deze taak is binnen Ruimte.

Jouw taken zijn:

• Opstellen plan en samen met team uitvoering geven aan het plan;
• Afstemmen hebben met contracteigenaren (lijn) over koers van contractmanagement;
• HR verantwoordelijkheid voor 2 fte met waarschijnlijk uitbreiding;
• Team contractmanagement een bestendige positie geven in de organisatie;
• Ontwikkelen en begeleiden van medewerkers in de verandering;
• Implementatie en organisatie van nieuw contractmanagement systeem;
• Ruimte vertegenwoordigen in concernbrede ontwikkelingen contractmanagement..