Functieomschrijving
Voor het Ministerie van Defensie zijn wij op zoek naar een Project Management Ondersteuner (PMO). In deze rol ondersteun je de project- en programmamanager bij de beheersing en uitvoering van complexe IT-projecten en programma's binnen JIVC.
Je komt te werken binnen het subdomein COC2 (Civiel Operationele Command & Control en Inlichtingen & Veiligheid IT). Dit onderdeel werkt aan het vernieuwen en verbeteren van IT-systemen voor de Koninklijke Marechaussee. Als PMO ben je een belangrijke schakel binnen de projectorganisatie. Je zorgt voor overzicht, structuur en betrouwbare projectinformatie, zodat projectmanagers, teamleiders en andere betrokkenen tijdig kunnen bijsturen en besluiten kunnen nemen. Je werkt in een omgeving waarin traditioneel project- en portfoliomanagement (PPM) samenkomt met een Agile/SAFe-werkwijze die verder wordt ontwikkeld. Hierbij werk je nauw samen met projectmanagers, programmamanagers, teamleiders en SAFe-collega's van de betrokken deelprojecten.
Een belangrijk onderdeel van jouw rol is het bewaken van planning, voortgang, risico's, issues en afhankelijkheden. Je verzamelt en analyseert projectinformatie en vertaalt deze naar overzichtelijke rapportages en bruikbare stuurinformatie. Daarnaast bereid je project- en stuurgroepoverleggen voor, bewaak je gemaakte afspraken en ondersteun je de organisatie van verschillende bijeenkomsten, waaronder PI-sessies en overleggen met externe partijen.
Je werkt proactief, signaleert mogelijke knelpunten voordat deze de voortgang beïnvloeden en adviseert over passende beheersmaatregelen.
Werkzaamheden
- Bewaken, actualiseren en structureren van projectplanningen, voortgang, risico's, issues en afhankelijkheden.
- Verzamelen, analyseren en vertalen van projectinformatie naar betrouwbare managementrapportages en stuurinformatie.
- Voorbereiden en ondersteunen van projectoverleggen, stuurgroepoverleggen en besluitvormingsmomenten.
- Proactief signaleren van afwijkingen en knelpunten en adviseren over mogelijke beheersmaatregelen.
- Bewaken en opvolgen van acties, besluiten, afspraken en belangrijke projectmijlpalen.
- Ondersteunen van de project- en programmamanager bij de integrale beheersing en uitvoering van complexe projecten.
- Samenwerken met teamleiders en SAFe-collega's binnen de betrokken deelprojecten.
- Organiseren en ondersteunen van bijeenkomsten, PI-sessies en overleggen met externe partijen.
- Bijdragen aan een professionele, transparante en gestructureerde projectorganisatie.
- Zorgen dat actuele en betrouwbare projectinformatie tijdig beschikbaar is voor betrokken stakeholders.
Met jouw inzet draag je bij aan een voorspelbare, transparante en beheerste uitvoering van projecten en programma's. Je zorgt ervoor dat projectinformatie actueel en betrouwbaar is, risico's en afhankelijkheden tijdig worden gesignaleerd en acties en besluiten aantoonbaar worden opgevolgd. Daarmee ontlast je de projectmanager en ondersteun je een zorgvuldige en tijdige besluitvorming.
Organisatorische context
Je gaat aan de slag bij JIVC, onderdeel van het Ministerie van Defensie, binnen het subdomein COC2: Civiel Operationele Command & Control en Inlichtingen & Veiligheid IT.
Binnen dit subdomein wordt gewerkt aan de vernieuwing en verbetering van IT-systemen voor de Koninklijke Marechaussee. Het project BRK werkt met een PI-cadans en kent verschillende interne en externe samenwerkingspartners. Je werkt binnen een bestaande project- en portfoliomanagementomgeving waarin Agile/SAFe verder wordt ontwikkeld. Dit vraagt om een goede afstemming tussen projectbeheersing, teamoverstijgende samenwerking en het organiseren van voortgang en besluitvorming. Als Project Management Ondersteuner lever je een belangrijke bijdrage aan het behouden van overzicht en structuur in deze dynamische projectomgeving.
De hoofdstandplaats is de Kromhoutkazerne in Utrecht. Afhankelijk van de werkzaamheden en in overleg is gedeeltelijk thuiswerken mogelijk.
Wat wordt er van jou gevraagd?
Eisen bij de opdracht:
- Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring binnen het eCF-profiel Project Manager of een soortgelijke functie, passend bij competentieniveau eCF2 Professional.
- Je hebt meer dan 2 jaar relevante werkervaring binnen het gevraagde eCF-profiel of een vergelijkbare functie, passend bij de opdrachtomschrijving.
- Je beschikt bij voorkeur over PRINCE2-, SAFe- en FCC-certificering.
- Gestructureerd en planmatig.
- Analytisch en nauwkeurig.
- Proactief en oplossingsgericht.
- Communicatief sterk en samenwerkingsgericht.
- Organisatorisch vaardig en resultaatgericht.
