Functieomschrijving
De Project Management Ondersteuner ondersteunt de leden van het regieteam in het coördineren en uitvoeren van projectactiviteiten die zij heeft ter voorbereiding van de start van de dienstverlening van de DBFMO partner en de transitie van de RIVM organisatie tot het eigen maken van het werk in ons nieuwe gebouw te Utrecht. Dit omvat het helpen bij planning, communicatie, rapportage en administratieve taken, met als doel een efficiënte en effectieve projectuitvoering te waarborgen.
Werkzaamheden
- Projectondersteuning: Assisteren bij de planning, uitvoering en afronding van projecten/projectactiviteiten. Dit omvat het opstellen van (project)documentatie, zoals plannen, rapporten en notulen.
- Communicatie: Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders. Zorgdragen voor tijdige en duidelijke communicatie over projectstatussen en –updates en opstellen van concept communicatieberichten.
- Administratieve taken: Beheren van projectadministratie, inclusief budgetten, inkooporders en contracten. Zorgdragen voor een correcte registratie en up to date en toegankelijk archivering van (project)documenten.
- Coördinatie: Ondersteunen bij het coördineren van vergaderingen, workshops en andere bijeenkomsten, inclusief agendabeheer en verslaglegging.
- Monitoring en Rapportage: Bijdragen aan de monitoring van projectvoortgang en -prestaties. Helpen bij het opstellen van voortgangsrapportages en presentaties voor stakeholders.
- Risicobeheer: Assisteren bij het identificeren en mitigeren van projectrisico's door actief mee te denken en proactief te handelen.
- Beheer contractdocumentatie en-archief (Verzoeken To Wijziging, leveranciersverslagen, indexeringen, (kwaliteits)rapportages, overdracht van andere archieven etc).
Wat wordt er van jou gevraagd?
Wensen bij de opdracht:
- Je hebt een MBO/HBO opleiding in een relevante richting (bijv. Facility Management, Inkoop en Contractmanagement, Projectmanagement).
- Je hebt meer dan 2 jaar ervaring binnen een overheidsgerelateerde organisatie.
- Je hebt kennis en ervaring binnen vastgoed, huisvesting en/of facilitaire werkgebied.
- Je hebt kennis van verandermanagement.
- Je hebt ervaring in het werken in een politiek complexe omgeving.
- Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
- Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om meerdere taken tegelijk te beheren.
- Proactieve houding en een probleemoplossend vermogen.
- Bekendheid met projectmanagementtools en -methodieken (bijv. MS Project).
- Vaardig met het werken in MS Teams
- Teamspeler met een positieve instelling.
- Flexibel en stressbestendig, in staat om onder druk te presteren.
- Nauwkeurig en detailgericht.
- Leergierig en bereid om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen.
