Functieomschrijving

Wij Groningen adviseert en ondersteunt mensen in de gemeente Groningen om zelf grip te krijgen en te houden op hun leven. Als het kan met hulp van familie en vrienden zo dichtbij mogelijk. We stimuleren dat inwoners hun talenten en mogelijkheden benutten en we versterken de sociale samenhang in de wijken.
We verzorgen de indicaties voor de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en Jeugdwet. Onze medewerkers ondersteunen inwoners bij het regie voeren over de zorg en ondersteuning die zij krijgen.
Onze buurt-, opbouw- en jeugdwerkers werken in de wijken en buurten samen met groepen inwoners, sociale netwerken en met andere organisaties. Zij verbinden inwoners en netwerken met elkaar.

Opdracht voor 1 jaar:
Het effectiever inrichten van onze salaris- en personeelsadministratie en HR-processen. Doelen en resultaten na 1 jaar zijn o.a.:

De salaris- en personeelsadministratie en HR-processen zijn duurzaam ingericht en optimaal afgestemd op onze systemen, financiële administratie en visie van de organisatie;
Er is voldoende kennis binnen de organisatie geborgd om deze processen voort te zetten: de kennis van de AFAS-functionaliteit is voldoende aanwezig en belegd bij de personeelsadministratie en functioneel beheer en het management (staf) heeft voldoende kennis van de administratieve processen om er leiding aan te geven;
Medewerkers signaleren tijdig knelpunten volgens een geborgd (beheer)proces, waarbij de oplossing zoveel mogelijk aansluit bij de standaard;
Constructieve samenwerking rondom AFAS tussen FA, SA, PA en FB;
Er is rolduidelijkheid in het administratieve proces (LG,MDWS, FA, SA, PA);
Autorisatiestructuur is ingericht conform bevoegdheden;
De continuïteit van de salarisadministratie is geborgd;
Alle administratie is juist, tijdig en volledig;
Alle relevante informatie is juist, tijdig en volledig beschikbaar;
Er doet zich een minimaal aantal onverwachte problemen voor op salaris en personeelsadministratie gebied;.
De cao sociaal werk wordt volledig ondersteund door de software en het beleid.

Taken/ verantwoordelijkheden:

Opstellen en uitvoeren van een plan: Voor het optimaliseren van de salaris- en personeelsadministratie en HR-processen, waarbij deze volledig aansluiten op onze financiële administratie en passen bij de visie van de organisatie. Daarbij hoort ook dat onze processen optimaal ondersteund worden door onze systemen.
Samenwerken met interne en externe partijen: Zorgdragen voor samenwerking, afstemming en om (technische) expertise in te brengen. Intensief samenwerken met collega’s die werkzaam zijn in deze processen en zorgdragen voor onderlinge verbindingen.
Borgen van kennis en processen: Kennis van onze HR-processen in de organisatie borgen en beleggen op alle niveaus in de organisatie.
Evalueren en rapporteren: Nauw samenwerken met en rapporteren aan het management van Bedrijfsvoering & HR (opdrachtgever) over de duurzame inrichting, inclusief een voorstel voor de verdere borging.

Wat wordt er van jou gevraagd?

Eisen bij de opdracht:

Je hebt een diploma op HBO niveau.
Je hebt opleidingen en/of trainingen op het gebied van AFAS.
Je hebt opleidingen en/of trainingen op het gebied van projectmanagement.
Je hebt een praktijkdiploma Loonadministratie.
Je hebt senioriteit en ervaring met het begeleiden van projecten op het gebied van de inrichting en optimalisatie van salaris- en personeelsadministratie en HR-processen.
Je hebt ruime kennis van en ervaring met het AFAS-systeem op het gebied van HR, salarisadministratie en financiën.
Je hebt ruime kennis van en ervaring met salaris- en loonadministratie, inclusief fiscale wet- en regelgeving.
Je hebt ruime kennis van en ervaring met het analyseren en optimaliseren van administratieve processen vanuit een integraal perspectief.
Je hebt ruime ervaring met het coachen/aansturen van medewerkers.
Je hebt uitstekende projectmanagement- en coördinatievaardigheden.
Je hebt het vermogen om draagvlak en verbindingen te creëren.
Je hebt daadkracht en visie om snel te schakelen en duurzame oplossingen te realiseren.
De gevraagde ervaring is minimaal 8 jaar ervaring en de ervaringen zijn minimaal 1 jaar geleden opgedaan.

Wensen bij de opdracht:

Je hebt ruime werkervaring die aansluit bij de opdracht.
Je hebt zeer passende opleiding(en) aansluit(en) bij het gevraagde functieprofiel.

Competenties:

Organisatiesensitiviteit - Heeft zicht op de wijze waarop de verschillende werkprocessen van de verschillende afdelingen op elkaar aansluiten en elkaar beïnvloeden. Onderkent de gevolgen van veranderingsprocessen voor de totale organisatie, de mensen, de werkprocessen en de relaties met opdrachtgevers en klanten.
Voortgangscontrole - Bewaakt de feitelijke voortgang op hoofdlijnen zonder relevante details over het hoofd te zien. Beoordeelt de voortgang van de werkzaamheden vanuit verschillende invalshoeken, zoals kosten, tempo, kwaliteit, inzet en mensen. Hanteert administratieve procedures (of een vaste systematiek) ter controle van de voortgang van werkzaamheden.
Overtuigingskracht - Is op voorhand op de hoogte van de mogelijke tegenargumenten en bezwaren. Laat de ander de mogelijkheden en de voordelen van de voorstellen inzien. Creëert draagvlak voor voorstellen die moeilijk liggen. Hanteert verschillende overtuigingsstrategieën
Plannen en organiseren - Zet beleidsplannen voor een organisatieonderdeel om in actieplannen met een realistische tijdfasering. Geeft aan wat de belangrijkste momenten zijn waarop besluitvorming dient plaats te vinden. Zet veranderingsprocessen op hoofdlijnen uit, werkt daarbij met globale tijdfaseringen.
Resultaatgericht - Ontwikkelt een doelgericht en concreet actieplan met doelen, mensen, middelen, timing enzovoort. Maakt concrete afspraken met alle betrokkenen gericht op het bereiken van de doelstellingen. Communiceert op regelmatige basis met alle betrokkenen over de stand van zaken. Spreekt anderen aan op het bereiken van de doelstellingen wanneer dit nodig blijkt.