Projectleider Uitbesteding Dienst Salarisadministratie

Functieomschrijving

Ben jij expert op het gebied van het outsourcen van de salarisadministratie als dienstverlening door een derde partij. Wij zoeken een projectleider die de uitbesteding van de dienst van de salarisadministratie van A t/m Z kan regelen. 

De gemeente Nieuwegein heeft voorgenomen om de salarisadministratie deels als dienst af te gaan nemen door een marktpartij. Het gaat hierbij onder andere om de verwerking van salarisgegevens conform wettelijke bepalingen en de gemeentelijke CAO en de uitbetaling van het salaris aan de medewerkers. De dienstverlening moet aansluiten op de gemeentelijke systemen omtrent personeels- en salarisadministratie. De gemeente voert vervolgens regie uit op het afgesloten contract en bijbehorende prestatieafspraken en fungeert als eerste aanspreekpunt voor de medewerkers op gebied van salarisadministratie en –verwerking. Voor de dienstverlening van de salarisadministratie is de bedoeling om deze gedeeltelijk uit te besteden en de regiefunctie binnen de gemeente te houden incl. het fungeren als eerste aanspreekpunt voor vragen van de medewerkers. Op dit moment is de dienst van de salarisadministratie nog volledig in huis.

Wat ga je doen?

Je bent onder andere verantwoordelijk voor het gehele project om de dienstverlening van de salarisadministratie van de Gemeente Nieuwegein uit te besteden. Dit omvat onder andere het opstellen en begeleiden van de aanbesteding, het selecteren van de juiste externe dienstverlener, en het waarborgen van een soepele overgang van de interne naar de externe salarisadministratie.
Je zorgt voor een zorgvuldige implementatie hiervan en stemt dit af op andere bedrijfsvoeringsprocessen zoals de financiële administratie. De afdeling Inkoop zal ondersteuning bieden m.b.t. de aanbesteding van de dienst in de markt.

Belangrijkste Taken en Verantwoordelijkheden:

• Projectmanagement: Leidt het gehele uitbestedingsproject van begin tot eind, inclusief planning, uitvoering, monitoring en afsluiting. Onder andere een adviesaanvraag richting OR hoort hier ook bij.
• Aanbesteding: Begeleidt het inhoudelijke deel van het aanbestedingsproces, inclusief het opstellen van aanbestedingsdocumenten, het evalueren van offertes en het selecteren van de dienstverlener.
• Stakeholdermanagement: Communiceert effectief met interne en externe stakeholders om ervoor te zorgen dat alle betrokken partijen goed geïnformeerd zijn en samenwerken.
• Overgangsbeheer: Zorgt voor een soepele overgang van de interne naar de externe salarisadministratie, inclusief het beheren van de kennisoverdracht en het waarborgen van continuïteit.
• Contractbeheer: Stelt namens de organisatie het contract en de prestatieafspraken met de externe dienstverlener op. Het standaard format wordt aangeleverd vanuit Inkoop.
• Kwaliteitscontrole: Monitort de prestaties van de externe dienstverlener en zorgt ervoor dat de kwaliteit van de dienstverlening voldoet aan de verwachtingen binnen de organisatie en stemt dit af op andere bedrijfsvoeringsprocessen zoals de financiële administratie. Zorgt dat na een zorgvuldige implementatie de kwaliteit is geborgd samen met inzet van contract- en leveranciersmanagement.