Functieomschrijving
Taken/verantwoordelijkheden:
- Opstellen communicatieplan/matrix. Voorbeeld: wie komt er wanneer naar de ambassade, duidelijke afstemming wat er wanneer op welke manier gecommuniceerd moet worden. Interne communicatie SSC-ICT.
- Communicatie met interne stakeholders, externe communicatie met leveranciers van hardware, communicatie met de ambassades.
- Technische kennis is tot op beperkte/zekere hoogte gewenst, zwaartepunt ligt op het communicatievraagstuk en PMO.
- Het verzorgen van stuurgroep stukken; agenda, verslagen, etc.
- Het organiseren van de projectdocumentatie t.b.v. de projectadministratie en verantwoording, mede t.b.v. interne en externe Audit.
- Opstellen van voortgangsrapportages, financiële rapportages (inhoud is beschikbaar in de systemen; wel het verwoorden in een rapport van deze gegevens), maar ook een dashboard voor stakeholders/stuurgroep.
- Beheren en bijhouden van projectgegevens in gebruikte tooling zoals FCC, TopDesk, TravelPoint, Sharepoint,
SSC-ICT is verantwoordelijk voor de continuïteit en veiligheid van de ICT dienstverlening aan de buitenlandse posten/ambassades van het ministerie van Buitenlandse Zaken. In dit kader is een vervangingsslag van de infrastructuur dringend noodzakelijk om de continuïteit te borgen en aan security eisen te voldoen. De infrastructuurcomponenten zullen van Nederland, voorzien van een zekere mate van configuratie, naar de posten over de wereld worden verstuurd. Vervolgen zullen engineers naar de post reizen om de technische migratie uit te voeren.
Wat wordt er van jou gevraagd?
Eisen bij de opdracht:
- Je hebt minimaal HBO werk- en denk niveau.
- Je hebtt minimaal 3 jaar ervaring als Projectmanagement ondersteuner.
- Je hebt ervaring met het opstellen van een communicatieplan/matrix.
- Je hebt ervaring met het verzorgen van stuurgroep stukken; agenda, verslagen, notulen etc.
- Je hebt ervaring met het opstellen van voortgangsrapportages, financiële rapportages (inhoud is beschikbaar in de systemen; wel het verwoorden in een rapport van deze gegevens), maar ook een dashboard voor stakeholders/ stuurgroep.
- Je past bij de organisatie.
- Je hebt ervaring met het opbouwen van een sterk en effectief team.
- Je hebt oog voor teamdynamiek en kracht om het team verder te brengen.
- Je bent een proactieve aanpakker.
- Je hebt sterke communicatieve vaardigheden.
