Functieomschrijving

Zuidas in Amsterdam is uitgegroeid tot een dynamisch en internationaal georiënteerd gebied, bekend om zijn concentratie van kennisintensieve en toonaangevende bedrijven. Wat begon als een zakendistrict, ontwikkelt zich nu tot een levendig stadsdeel waar ook steeds meer mensen komen wonen. Dankzij de strategische ligging tussen Schiphol en de binnenstad trekt Zuidas zowel nationale als internationale bedrijven en instellingen aan. Deze groeiende mix van functies bevordert samenwerking tussen diverse sectoren. Hoewel het gebied nog volop in ontwikkeling is, blijft Zuidas het toonaangevende internationale zakencentrum van Nederland.

Werkzaamheden

Zuidas is op zoek naar een senior projectsecretaris ter ondersteuning van senior projectmanager ten behoeve van de projecten. In deze rol ben je een onmisbare schakel in het succesvol realiseren van projecten binnen de gestelde doelen en ben je nauw betrokken bij zowel de operationele uitvoering als de strategische afstemming.
Bij afwezigheid van de Senior Projectmanager neem je diens taken over, waaronder bilaterale overleggen met opdrachtgevers en de aansturing van projectteams;

Je coördineert projectteams, stemt af met interne en externe stakeholders, en draagt zorg voor verslaglegging, agendabeheer en communicatie;
Je bereidt bestuurlijke besluitvorming voor, bewaakt planning en budgetten en beheert contracten.
Daarnaast organiseer je projectbijeenkomsten en onderhoud je de administratie, inclusief SharePoint;
Je ondersteunt projectleider grondzaken bij het opmaken van contracten, redigeert en ondersteunt bij ondertekening van contractstukken;
Ook ben je verantwoordelijk voor financiële processen, voortgangsrapportages en begeleid je (politieke en bestuurlijke) processen.
Tot slot ben je aanspreekpunt voor alle betrokkenen en ondersteunt bij de contracten en toetsing.

Gemeentelijke organisatie

De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.

De opdrachtgever(s)

Het Projectmanagementbureau van de Gemeente Amsterdam verzorgt in opdracht het project-, proces- en programmamanagement van projecten in het ruimtelijk, sociaal en economisch domein. Onze belangrijkste werkvelden zijn: gebiedsontwikkeling, sociale domein, verkeer en vervoer en (maatschappelijk) vastgoed.
Het Projectmanagementbureau is een open en flexibele organisatie met een platte organisatiestructuur. Het Projectmanagementbureau heeft een directieteam bestaande uit een directeur en 3 directieleden en circa 500 medewerkers. Daarnaast is er een staf die het primaire proces ondersteunt. De medewerkers van het PMB zijn ons goud, en het excelleren van onze medewerkers is alles waard. Professionele ontwikkeling van kennis en vaardigheden zijn essentieel voor de manier van werken binnen het PMB. Leren en ontwikkelen staat bij ons centraal.

Wat wordt er van jou gevraagd?

Eisen bij de opdracht:

Je hebt in de afgelopen 7 jaar minimaal 5 jaar (aaneengesloten) ervaring opgedaan in gebiedsontwikkeling binnen een 100.000 plus gemeente.
Je hebt ervaring als senior secretaris met verslaglegging van bestuurlijke overleggen en stuurgroepen.
Je beschikt minimaal over HBO werk- en denkniveau.

Wensen bij de opdracht:

Je hebt ervaring in zelfstandig voorzitten van werkgroepen en projectteam-overleggen.
Je hebt kennis en ervaring met het opstellen van bouwenveloppen.
Je hebt kennis en ervaring met het opstellen en begeleiden van juridisch planologische processen, zoals bestemmingsplansprocedure en een stedenbouwkundigplan.
Je hebt minimaal 5 jaar kennis van grootschalige gebiedsontwikkeling (in het bijzonder) transformatie van (kantoor/bank)gebouwen en heeft kennis van de stad Amsterdam.

Competenties: