Inleiding

Bij BlueTrail Group B.V. en haar onderliggende werkmaatschappijen: Bstaffing B.V., Bconnect B.V., Bconsult B.V, BlueMesa B.V., Bprojects B.V., Peoples Republic B.V., Peoples Republic Employement Services B.V. hier na te noemen: ‘BlueTrail c.s,’ hechten wij veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. Ons uitgangspunt is dat we met jouw persoonsgegevens omgaan zoals we willen dat met onze eigen gegevens wordt omgegaan. Wij doen er alles aan om te zorgen dat jouw persoonsgegevens vertrouwelijk behandeld en verwerkt worden. BlueTrail c.s. handelt hierin in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij jouw gegevens verzamelen, gebruiken, opslaan en beschermen en op basis van welke grond(en).

 

1. Wie zijn wij en wat is onze missie?

BlueTrail c.s, bemiddelt gekwalificeerde professionals binnen de rijksoverheid, gemeenten, uitvoeringsorganisaties en samenwerkingsverbanden. Voor de uitvoering van de voornoemde missie, verwerkt BlueTrail c.s, persoonsgegevens. Onze contactgegevens zijn:

BlueTrail Group B.V.
Distributieweg 27
2404 CM Alphen aan den Rijn
www.bluetrail.nl
info@bluetrail.nl
+31 (0)172 722 618

Voordat verder ingegaan wordt op de gegevensverwerking, willen wij je eerst wijzen op jouw rechten:

• Het recht op vergetelheid. Dit wil zeggen dat je het recht heeft om “vergeten” te worden. Je mag jouw toestemming intrekken. Je kunt ons verzoeken (via privacy@bluetrail.nl) om je gegevens te laten verwijderen uit onze systemen;
• Het recht op inzage. Je hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van je verwerken in te zien;
• Het recht op rectificatie en aanvulling. Je hebt het recht om je persoonsgegevens te wijzigen of aan te vullen;
• Het recht op beperking van de verwerking. Dit wil zeggen dat je kunt aangeven om minder gegevens te laten verwerken;
• Het recht op data portabiliteit. Je hebt het recht om persoonsgegevens over te laten dragen;
• Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering. Oftewel: je hebt het recht op een menselijke blik bij besluiten;
• Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.

 

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

BlueTrail c.s. verwerken de persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat deze gegevens aan ons zijn verstrekt of door ons zijn verzameld. Je kunt deze gegevens zelf aan ons hebben gegeven, maar ze kunnen ook afkomstig zijn van derden, zoals je werkgever of een andere partij waarmee je een zakelijke relatie hebt. Daarnaast verzamelen wij zelf gegevens uit openbare bronnen, zoals bijvoorbeeld LinkedIn en/of andere (social)media

Bij opname in ons bestand vragen wij altijd eerst om jouw uitdrukkelijke toestemming. Dit kan betrekking hebben op één of meerdere van de volgende persoonsgegevens:

Als professional / sollicitant

Als je je bij ons aanmeldt als professional of reageert op een van onze (eigen) vacatures, dan hebben wij een aantal gegevens van je nodig om je aanmelding te kunnen beoordelen en contact met je op te nemen. Het gaat hierbij om de volgende gegevens:

• Voor- en achternaam;
• Adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer, social media contactgegevens en eventuele andere contactgegevens;
• Geboortedatum, leeftijd, burgerlijke staat, geslacht;
• Curriculum vitae (CV), informatie over opleiding en werkervaring;
• Referenties en getuigschriften;
• Overige gegevens die jij aan ons verstrekt zoals certificeringen etc.

Na jouw aanmelding hebben wij persoonlijk contact met je. Als wij jou willen inzetten, hebben wij regelmatig contact. Hiervan maken wij notities, die we toevoegen aan jouw dossier. Dit doen we om een zo goed mogelijke match te maken tussen jou en onze opdrachten. Als jij reageert op een opdracht en dit blijkt niet helemaal een match, dan bewaren wij jouw gegevens om in de toekomst alsnog een opdracht/vacature te vinden en om contact met je te kunnen opnemen. Dit doen we op basis van jouw toestemming en totdat je ons schriftelijk hebt laten weten, dat niet langer te willen.

Als ingezette professional

Zodra je via ons aan een opdracht begint, zullen wij bepaalde gegevens opslaan in jouw dossier. Dit is noodzakelijk omdat de Belastingdienst ons daartoe verplicht en in verband met onze certificeringen. Ook hebben we deze gegevens nodig om jou bij onze opdrachtgevers te kunnen inzetten en om uitvoering te geven aan overige afspraken die we met jou hebben. Naast de gegevens die we al hebben verwerkt bij je aanmelding of sollicitatie, kunnen de volgende (persoons)gegevens en/of documenten worden verwerkt:

• Nationaliteit, ID bewijs;
• Burgerservicenummer (BSN), alleen i,g,v, werknemers;
• Recent uittreksel KvK, alleen i.g.v. freelancers;
• Btw-nummer, alleen i.g.v. freelancers;
• Verklaring Omtrent het Gedrag;
• Formulier vaststelling identiteit;
• Facturen, alleen i.g.v. freelancers;
• Urenstaten;
• Notities van onze contactmomenten.

Als opdrachtgever en partner/leverancier

Van contactpersonen van opdrachtgevers en partners/ leveranciers bewaren wij ook persoonsgegevens. Dit om contact op te kunnen nemen in verband met een aanvraag, voor het inplannen van intakegesprekken, om een (lopende) inzet te bespreken of als bewijsvoering bij onze digitale contracten.I.g.v. partners/leveranciers  om hen te kunnen verzoeken om een aanbieding te doen voor onze aanvragen, om intakegesprekken te plannen, als bewijsvoering bij onze digitale contracten, of om contact op te kunnen nemen voor andere manieren van samenwerking, bijvoorbeeld bij een aanbesteding. Wij verwerken de volgende gegevens:

• Naam;
• E-mailadres;
• Directe telefoonnummer
• Functie;
• Contact notities a.g.v. de dienstverlening;
• Persoonsgegevens van aangeboden kandidaten.

 

3. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens (met AI)

Vertrekpunt bij het verwerken van jouw persoonsgegevens is dat je deze gegevens uit vrije wil en zelf aan Bluetrail c.s. beschikbaar stelt en wel uitsluitend voor het doel waarvoor je deze aan Bluetrail c.s. heeft verstrekt, te weten:

• Om te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving;
• Om nu en in de toekomst met jou een tijdelijke- werknemers-/werkgeversrelatie of een opdrachtgever/opdrachtnemer relatie aan te gaan en te onderhouden en hiervoor een personeels-, contract, financiële-, uren-, verzuim- en/of salarisadministratie te voeren, dan wel om een relatie gericht op het verwerven/uitvoeren van opdrachten aan te gaan en te onderhouden en hiervoor een (financiële) administratie te voeren;
• Om jouw geschiktheid voor een bepaalde functie of opdracht, nu en in de toekomst, te beoordelen, jouw beschikbaarheid vast te leggen en je  in contact te brengen met of voor te stellen aan één of meerdere (potentiële) opdrachtgevers en het monitoren van jouw prestaties tijdens detacheringen en opdrachten;
• Om met jou, als onze opdrachtgever(s) of leverancier(s) overeenkomsten te kunnen afsluiten, deze uit te kunnen voeren en na te kunnen komen;
• Om onze re-integratie verplichtingen na te komen waar het betreft tijdelijke werknemers;
• Om je te informeren over onze dienstverlening, overige activiteiten en/of vakinhoudelijke informatie (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven, bedrijfsmagazines en vakliteratuur) en om je  namens Bluetrail c.s. aanbiedingen te kunnen doen;
• Om managementinformatie te genereren, het uitvoeren van marktanalyses, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles en het bevorderen en handhaven van de bedrijfsveiligheid;
• Om, indien van toepassing, een externe partij de validiteit van het door jou aangeleverde identiteitsbewijs te laten controleren en/of een screening te laten uitvoeren;
• Optimaliseren van recruitmentprocessen.

Bij BlueTrail c.s. maken wij gebruik van geavanceerde technologieën, waaronder kunstmatige intelligentie, om onze recruitmentprocessen te optimaliseren. AI kan onder meer worden gebruikt voor:

• Het automatisch analyseren van Cv’s en sollicitatiebrieven om relevante vaardigheden en ervaring te identificeren;
• Het matchen van kandidaten met geschikte vacatures op basis van hun profiel;
• Het voorspellen van geschiktheid en prestaties voor bepaalde rollen op basis van historische gegevens.

Deze AI-systemen worden regelmatig gecontroleerd om ervoor te zorgen dat de verwerking van jouw gegevens eerlijk, transparant en zonder vooringenomenheid plaatsvindt. Er wordt op basis van kunstmatige intelligentie geen enkele beslissing genomen zonder dat hier een medewerker van BlueTrail c.s. zelf een oordeel over heeft gevormd. Wij maken derhalve geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming. Dit betekent dat wij geen besluiten nemen over jou op basis van jouw persoonsgegevens zonder menselijke tussenkomst, die aanzienlijke gevolgen hebben of rechtsgevolgen voor jou kunnen hebben. 

 

4. Rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens

De verwerking van uw persoonsgegevens gebeurt op basis van de volgende rechtsgronden:

• Toestemming: Voor bepaalde verwerkingen vragen wij eerst jouw expliciete toestemming of geef je die zelf al schriftelijk aan ons;
• Uitvoering van een overeenkomst: Voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou is het noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken;
• Wettelijke verplichting: Voor bepaalde verwerkingen zijn wij wettelijk verplicht, zoals de verwerking van jouw BSN als je bij ons in loondienst treedt;
• Gerechtvaardigd belang: Sommige verwerkingen zijn noodzakelijk om onze gerechtvaardigde belangen te behartigen. Deze belangen omvatten het effectief uitvoeren van onze bedrijfsactiviteiten, zoals:
  • • Het opnemen van kandidaten in ons bestand die via tussenpersonen of fora hebben aangegeven beschikbaar te zijn voor opdrachten bij onze opdrachtgevers;
    • Het onderhouden van contact met zakelijke relaties, waarvoor wij de persoonsgegevens van contactpersonen verwerken;
    • Overige commerciële belangen van Bluetrail c.s.

 

5. Delen van persoonsgegevens

Wij geven geen persoonsgegevens door aan (partijen in) landen of organisaties buiten de Europese Unie.

Jouw persoonsgegevens worden alleen gedeeld als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de met jou gesloten overeenkomst, wanneer de wet ons daartoe verplicht, of als je hiervoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven. Dit houdt in dat wij jouw persoonsgegevens kunnen doorgeven aan mogelijke opdrachtgevers om te beoordelen of zij jou willen inzetten. Als je wordt geselecteerd, zorgen wij ervoor dat aan die inzet uitvoering wordt gegeven. Denk hierbij aan:

• Opdrachtgevers waarvoor je mogelijk gaat werken;
• Overheidsinstanties (zoals de Belastingdienst);
• IT-dienstverleners en partners die ons ondersteunen bij de verwerking van gegevens (bijv. AI-tools).

Wanneer wij derden inschakelen om jouw persoonsgegevens voor ons te verwerken, blijven wij de verwerkingsverantwoordelijke. Dit betekent dat wij bepalen met welk doel en op welke manier deze gegevens worden verwerkt. We zorgen ervoor dat er goede afspraken worden gemaakt over de beveiliging van jouw persoonsgegevens.

 

6. Bewaartermijnen

Tenzij je schriftelijk aangeeft, daar geen prijs meer op te stellen of tenzij de wet ons dwingend wettelijk verplicht tot een kortere bewaartermijn, bewaart Bluetrail c.s, met uw voorafgaande schriftelijke toestemming en met in achtneming van de voornoemde rechten, uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze gegevens zijn verzameld en houdt zich ter zake aan de geldende wet- en regelgeving.

 

7. Beveiliging van gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie of wijziging. Dit omvat onder andere versleuteling, toegangsbeperkingen en regelmatig toezicht op onze beveiligingsmaatregelen.

Daarnaast hebben wij een Incident Response Plan opgesteld om snel en effectief te reageren op beveiligingsincidenten en datalekken, waardoor de impact hiervan wordt geminimaliseerd.

 

8. Websites van derden

De website van BlueTrail c.s. kan verwijzingen bevatten naar andere websites, zoals hyperlinks. Wij zijn niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor de verwerking van persoonsgegevens door die websites. Dit privacybeleid is niet van toepassing op het gebruik van websites van derden. Voor informatie over hoe die derden persoonsgegevens verwerken, verwijzen wij naar de betreffende websites en de privacyverklaringen van de ondernemingen die deze websites beheren.

Voor persoonsgegevens die je zelf niet kunt aanpassen, en voor het uitoefenen van overige rechten, kun je contact met ons opnemen via e-mail: privacy@bluetrail.nl. Zakelijke relaties kunnen ook hun eigen contactpersoon bij ons benaderen. Wij zullen alle verzoeken binnen een redelijke termijn behandelen en je in elk geval binnen één maand informeren naar aanleiding van jouw verzoek.

 

9. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Deze Privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 2 oktober 2024. BlueTrail behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. Wij raden je aan deze verklaring regelmatig te raadplegen, zodat je op de hoogte blijft van de manier waarop wij jouw gegevens beschermen.

 

10. Contact

Als je vragen, opmerkingen en/of klachten hebt over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken, kan je contact met ons opnemen via het contactformulier op onze website of via e-mail: privacy@bluetrail.nl. Ook zijn wij bereikbaar via telefoonnummer +31 (0)172 722 618.